我是牛小白第二期思享会的主讲人—张振锋
经过上一期的思享会，我们有了对七年计划的认知，也确定了自己的目标和接下来要去完成哪些事情。那么，接下来最主要的就属实施过程了。这是一个以时间为单位循序渐进的过程，如何有效利用和管理自己的时间？这就是我们这期思享会的话题——时间管理。
接下来的就给大家品尝“土豆番茄炖青蛙”这道美味佳肴。
在读正文之前，我要求你马上利用身边的计时器，比如用手机调一个标准的25分钟番茄钟，调完立即开始倒计时，回来专注阅读。至于什么是番茄钟，我为什么要让你这样做，后面会解释到。
记住，你已经在接下来的25分钟新建了一个事件并正在完成，那就是阅读本干货。如果读完一遍还有时间，则再读一遍，如果还有时间，就用来回忆并思考。总之，这个番茄钟内，你不能做阅读思考本文以外的其他事情。
其实时间是不能被管理的，因为不管你做什么，时间都在恒定向前流动，管理时间，其核心是管理事件。而要高效地管理事件，首先要进行事件的分类。美国管理学家科维就提出了时间四象限：重要紧急、重要不紧急、不重要紧急、不重要不紧急（从左到右，分别是第一到第四象限，事件的优先级由高到低）。
这里有必要对这四种事件举例说明。
重要紧急：临时紧急会议、住院开刀、客户投诉、即将到期的任务、财务危机等（通常由第二象限转变而来）
重要不紧急：考证、建立人际关系、参加培训、制订防范措施、长期的规划等
不重要紧急：电话铃声、不速之客、部门会议等（很可能与第一象限混淆）
不重要不紧急：上网、闲谈、邮件、写博客、阅读令人上瘾的无聊小说、看毫无内容的电视节目等等。
那么是否重要紧急的事是必须最先进行的？当然如此，但是，史蒂芬•科维在《高效能人士的七个习惯》中强调，要优先做第二象限也就是“重要不紧急的事”，即中国人常说的未雨绸缪。因为当你能有计划的高效解决重要不紧急事件后，处在第一象限的重要紧急事件也基本被你“谋杀”了。
其实重要不紧急的事情并不多，披得•德鲁克重新定义了“二八法则”，即20％的事情自己做，80％的事情不用做或委托别人做。所以说，人生不在于做多少事，而在于把重要的事情专注做，用心做，把它做到极致。马克•吐温说过，“如果我们每天起床就吃掉一只大青蛙，那么没有比这更糟糕的事了”。“青蛙”代表有挑战的事，即要事。博恩•崔西倡导，每天要吃三只青蛙，意思是说，重要的事情每天只做三件。这里的“三”是概数，意在说要事要少而精。要事办完了，心情舒畅，其他事情也就自然而然地搞定了。至于其他事件，就放在情境中完成，关于情境，就是你现在所处的环境与状态。
其实不管大事小事，我们每天都有很多事件要完成，可我们的大脑记不住这么多事件，反倒太多的事件会扰乱大脑，降低效率。这里要做一个很重要的提醒：大脑是CPU，不是存储硬件，大脑的高级功能是思考，低级功能是记忆。
我们应该把事情和突如其来的灵感记录在笔记本上，现在基本上每人都有一部手机，我们最合理的做法是将它们记录在有笔记功能的APP上，这里介绍两个：印象笔记和印记云笔记。或者其他你觉得适合的软件都行。像心得收获之类的在“简书”之类的APP记录也是很不错的选择。当我们把事情和灵感都记录在手机上了，大脑也就被清空了，可以更好地去思考，更高效地完成事件。
现在，我们知道了要对事件进行分类、记录，知道要吃“青蛙”，还有大脑的真实功能。那么，有什么方法能够助于我们高效工作？接下来，我请大家吃“番茄”—番茄工作法。
什么是番茄工作法？简单的说，是弗朗西斯科•西里洛于1992年创立的高效工作法。当时他为了让自己专心投入学习，在厨房找到一枚定时器，形状像番茄，他把它叫做“番茄钟”，把通过计时并专注做事的方法叫做“番茄工作法”。
㈠为什么要用番茄工作法？
因为它能帮助我们调整状态，从而更高效地解决复杂的事、无聊琐事、逼近期限的事，等等。
番茄工作法告诉我们高效工作的捷径是“没有打扰”。但是在现今纷繁复杂的社会，人们难免做到不被打扰。它就给我们提供了解决办法：自制无干扰时段。
㈡番茄工作法的科学依据（简单说几条）
1.形成“工作-休息”条件反射。
调完时钟后立即进入高效率状态，调钟的动作是为了形成特定的条件反射，有利于一个人更专注的做事。一个番茄钟结束后则立刻休息。
2.休息帮助大脑融会贯通
番茄钟之间必须要有休息时间，休息的时候，我们大脑的“投影仪”——海马体，会投射出旧影像，同时，大脑会寻找新联系。这种“脱机状态”有助于产生新联系，帮助大脑融会贯通。
3.使用简单的工具，有助集中注意力
㈢番茄工作法的具体步骤（缩减为三个阶段）
1.计划
把当日（或某段时间）需要做的事列出来，估计一下需要几个番茄钟。一个标准番茄钟包括25分钟工作和5分钟休息。接下来请你先看完三个步骤后，再回头看对应步骤下方括号里面的“说明”
（说明：这里涉及到番茄工作法最核心的部分——三张特别的表格：今日待办表，活动清单和记录表。
今日待办表，即列举每日待办事件的表格，需要每天更新。它同时具有记录突发事件的作用，若出现了未预期的“干扰”，则需要把这些事件写在“紧急／突发事件”一栏，并做好标记，以备优先处理。
活动清单，即列举未来一段时间内所有需要做的事情的表格，不需要标注日期，完成一件事，划掉就好
记录表，用来汇总每天的工作进度，包括今日待办表上的信息，还有预估番茄钟数量与实际使用数量的对比，每项活动的具体日期和时间。这是一个回顾和反思的表，能让我们更好地调整时间，做更好的计划
当然了，你可以将今日代办表和活动清单合为具有两部分的表，一部分是每日更新的，一部分是未来一段时间内固定要完成的事件，这里介绍一款实用APP，“番茄ToDo”,有表有钟有统计数据，事件画面还很美，不过这款APP只在安卓手机有，苹果手机可以搜索“番茄”去下载尝试一些实用的软件）
2.跟踪记录
从第一个番茄钟启动开始，到最后一个结束。在这个过程中，如果遇到干扰，就把干扰项记录下来。每当完成一个番茄钟，就在“今日待办表”上标记一下，同时把中断次数记下来。
（说明：跟踪即“做标记”，对于某个事件，如果你预估3个番茄钟来完成，那么3个钟过后，就在对应活动后面做个标记，比如打3个勾或画3个圈。如果三个钟不够则再加番茄钟，每次额外添加的番茄钟都要用其他不同的符号来区分标记。一天的事情结束后开始记录、处理。记录就是将“今日待办表”中你所需要的跟踪数据誉写到“记录表”中）
3.处理与可视化
将记录表中的内容汇总为有效的数据信息。比如，你可以计算一下某项活动过去几天的平均番茄钟数，以此来分析近期的工作效率情况。同时，我们要把“突发事件”放入“活动清单”，并且进行预估，每件事需要多少番茄钟。
可视化需要以图表的形式呈现，以帮助我们更立体直观地分析之前工作中可以改进的地方，以便未来更好地提高效率。是否需要可视化因人而异。
好了，现在可以看对应步骤下方括号里的“说明”了。
㈣如何抵御中断，对抗干扰
1.避免两种极端：①“后进先出” ②“大计先行”
①，这种情况是指，如果你总是以这样的次序做事，新冒出来的就和砌墙的砖头一样，总是“后来居上”。
②，人们常常会为了避免①而跳进②，即早早地规划自己未来的日程，4月1号做什么，2号，3号，4号……但这种规划始终不能适应变化。它只对处在封闭期的人有效，比如备考学生和产品开发者。
2.三种中断：①外部中断 ②内部中断 ③系统性中断
①往往是自己的事情，来自自己内心的暗示——“我肚子饿了”，“我得打个电话”，“微信有人找我”等等
②是别人或外部环境施加的，比如上司临时召开会议，朋友打来电话，或者一些不可抗因素，比如台风、地震、火灾。
③指每天都会出现的难以避免的干扰项，比如未预期的来电，新邮件，新微信，内急等。
面对中断的最合理态度：
不要立马做突然冒出的事，也不要无视它们。把每一个中断记录在“今日待办表”下方的“紧急／突发事件”栏，然后根据重要和紧急的程度把它分类，再考虑什么时候做比较合适。
面对中断时，要始终记住一个原则：一个番茄钟就是最小单位，不可分割，一旦中断，只能舍弃！
如果是短暂中断，比如回个微信，打个电话，上厕所等，不妨把几件小事凑在一个钟里统一完成。
㈤番茄工作法必须遵守的原则
番茄钟神圣不可侵犯
要不中断舍弃，要不专注完成。
2.番茄钟的最小单位是不可再分的
一个标准的番茄钟是25分钟，当然，你可以结合自己的实际来定义一个番茄钟的时间，如果你不能专注太久，可以定15分钟，如果可以专注较长时间，那就定30分钟，这15或30分钟就是不可划分的最小整体。注意，番茄钟时间一旦确定不可修改，否则违反原则7。
3.某活动达到5-7个番茄钟，则一定要拆解
任何活动达到5-7个番茄钟时就已经开始过载了。这时需要拆分为小项目，使其更加清晰。比如，我要完成这篇总结，预估所用番茄钟的数量会超过20个，那么我会把这个事件拆分成5个小项目：看完《番茄工作法（解读版）》；进行整理和思考；再看这本书一遍；进行最后的浓缩；编写电子版并分享。然后花几天时间去分步实施，这样我就能很高效有序地完成任务。
注意，每四个番茄钟之间一定要有一个15~30分钟的阶段性休息，一天的番茄钟数不超过5个，当然，You Can You Up.
4.某活动不足一个番茄钟就需要其他活动凑足
这就是文章最开始我建议你调番茄钟来阅读本文章的目的。首先让你体验番茄工作法，然后遵守原则4。一个番茄钟时间可能有多，所以让你在这个番茄钟内增加同一个活动，即再读一遍本文章，读完两遍后还没响铃，就用剩下的时间进行思考。
6.番茄工作法不可用于休闲活动
比如说，你不能花一个番茄钟喝下午茶，花三个番茄钟玩桌游。
7.番茄钟时间要固定，否则无法进行分析
只有相同时长的番茄钟才可以相互对比。不能今天一个钟是25分钟，明天是20分钟。
最后，关于“休息”，这里提供一个最理想的休息方法——浅睡5分钟
•找一张舒服的椅子，或想象你现在坐着的椅子是很舒服的。
•闭上眼睛，把身体放在最舒服的位置上。充分放松脖子、手臂、腿。
•想象你身处美丽的沙滩，比如在夏威夷的小岛边缘。阳光很温暖，正在从头到脚缓慢地照射着你的身体，你的注意力跟着阳光走，每过一个地方，就告诉自己，这一处已经放松了。
•想象一个白色的，巨大的矩形在空中轻轻地漂浮着。（圆形，三角形都可以）
休息完成后，慢慢睁开眼睛，开始下一个番茄钟。
想要完美驾驭这道菜并没有那么简单，就像我给你一套工具，你需要跟这套工具磨合一段时间才能慢慢掌握它们的使用方法。这道菜谱给你了，你需要做的是僵化练习—优化—融会贯通。
最后，准备上菜！
时间管理的精简步骤（CPD）：
①收集 （Collection）
To Do List，也叫“土豆”，想想明天要做什么，写进今日待办表，清空大脑
②排程 （Plan）
主要是“青蛙”，根据“时间四象限”进行分类，要事优先，少而精
③执行 （Do）
用“番茄工作法”专注去做要事，其他事在情境中完成
上面的方法也叫“土豆番茄炖青蛙”，两素一荤，营养丰富的补品。我会好好地坚持用这道菜给自己补身子，相信不久的将来，品尝这道菜的人都会脱胎换骨。
