如何促进知识工作的有效性

在前文《知识工作的本质》一文中,我通过一个喇叭状的图形来比喻知识工作的过程。

理想情况是该流程一次就完成,但现实是骨感的,真实世界中并没有实际的框架来帮助我们实现这样的过程,所以真实的图景应该是这样的:

其中有三大干扰因素会对工作效果产生负面影响。

第一,延时(用时间轴t表示)。

延时会带来变化,知识和信息在每一个边界的转化都需要花费时间,在瞬息万变的市场中,开发完成时,需求可能已经变化。

第二,误差。

就像所有的沟通一样,层层转化必然会出现误差,导致最终成果并非客户的真正需求。

图:传话游戏

第三,噪音。

这个喇叭形的框架并不真实存在,边界是想象出来的(用虚线表示),每个环节都有可能引入新的信息,放错地方的资源是垃圾,而放错地方的信息就是噪音,噪音会让所有环节的信息不一致,使整体的判断失效,并导致过程无法收敛。

知道了这三大干扰对我们有什么启示呢?

第一,应对延时和变化,最重要的是识别出不变的价值,并且专注于实现。

美国3M公司专注的核心价值就是“使一切事物具有粘性”,开发的产品从日常的便利贴、拖把、透明胶带、口罩、净水器,到工业级的半导体贴片技术,再到航天级的贴膜等各种解决方案,相当于实体的“连接一切”。它这种“以不变应万变”的创新能力已经成为一个传奇,连续多年成为美国最让人羡慕的公司之一,其核心价值理念从未改变。

最新的世界首富杰夫贝佐斯在一次演讲中说:“人们经常问我,未来10年什么会被改变?我觉得这个问题很有意思,也很普通。但从来没有人问我,未来10年,什么不会变?”亚马逊公司连续亏损20年,估值却超过2万亿,它不是不可以赚钱,而是它一直在投资,投资的核心就在于它抓住最简单的用户价值:“多快好省”,正是因为它持续投资在这个核心价值上,才得到了投资者的认可,股价涨了600倍。

那么什么才是不变的价值呢?世上并没有绝对不变的事物,更何况我们身处一个VUCA(多变,不明确,复杂,模糊)的时代,但我们可以找到相对的不变,其核心是关注人,剥离外部事物的干扰,我们能够发现,和人有关的元素大多数是相对不变的,比如人性,比如人与人之间的关系。

其次用于应对延时和变化的重要方法是快速反馈。在这一点上,互联网的敏捷迭代方法论已经得到了非常成功的证明了,相关资料很多,此处不赘述了。

第二,应对误差,最重要的就是理解沟通模型,理解反馈的重要性。

上图是从信息论传播模型在沟通中的应用:

1,发送者在自己的知识文化背景下,把信息进行编码;

2,通过一定的媒介传递信息(正式或非正式的形式:邮件、即时通信、会议、一对一面谈等);

3,接受者接收信息,并根据自己的知识文化背景进行解码,从而理解信息的内容;

4,最容易被忽略的一步,也是非常关键的一步,是接收者需要及时提供反馈,以确认信息的准确性,否则沟通无效。(要注意,反馈过程也同样是一次信息传递)

沟通要产生效果,不在于发送者说了什么,而在于接收者收到了什么。

第三,应对噪音,最重要的办法是通过共享信息创造冗余。

在一个团队里如何做到有效沟通而没有偏差呢?这就需要有必要的信息共享,创造信息冗余。

但冗余是会消耗成本的,在几何中三角形是最稳定的,而在关键环节建立三方评审制度能够最经济地保障信息的准确性。

基于以上认知,我们可以建立相应的协作规则和制度,让团队共享知识工作的协作图景,构建一个高效的知识生产流程,团队成员知道自己在具体环节中应该做出什么样的贡献,而什么样的工作会干扰生产过程的高效运行,把最关键的资源和时间都集中到对成果有益的活动中,保证知识工作的有效性,从而取得竞争优势。

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