某单位因办公场所迁移,需随迁移进度同步完成电话随人、接入网络的服务。
我参与了提供此迁移的服务团队
本次迁移涉及20个部门共290余人的电脑电话网络的接入。
我们的做法总结:
一、需求分析:
1、每个部门有数量不等的人员及电话、传真数量, 电脑、打印机等办公设备需要接入办公场所。
2、每一部电话电信公 司,办理移机时,会提供一个准确的电话号码与虚拟号码对应的关 系表。
3、为了缩短对业务工作的影响,我们部署网络电话的范围相 对较小、时间相对较短,但部分已安装完成的部门会有调整的可能 ,是带来一个人力分配的挑战。这在以前的迁移工作中也多次遇到。
二、计划分析:
因此,我们需要尽早的拿到待迁移批次部门的迁移 计划,收集相关信息,
1、根据我们在前期办公场所网络综合布线的情况掌握,分析并熟悉每个房间的面积和点位编号;
2、收集各部门的电话清单,
3、每个部门的人员分布位置图。
4、与电信公司配合收 集每一部电话的对应编号。
4、每台电脑分配的网络地址和地插编号。
5、每一部电话分配的地插编号。
三、具体实施的注意事项:
1、采用人盯人、一带一的方式分组实施 ,避免窝工和低效。由于具体动手安装的人员对迁移部门和部门人 员不熟悉,需要本部门的联络人或对该部门人员相对熟悉的人员带 领去实施,效率相当较高。带领的人员记录已装配的电脑、配置的 网络、跳接的电话,做出相应的标记。这样人盯人、一带一的方式 既提高了效率也不至于出现错误和遗漏的情形。分出四到五个组下到每个楼层每个部门。
2、及时汇总纪录,防止重复和遗漏。逐一完成安装情况表里汇总录 入电子表格,方便跟踪未完成的工作和进度,备注具体的问题或情况。
3、及时总结,每天或更短的时间区块里及时总结,是否出现效率低下的问题,存在哪些问题,怎么改进都要及时做出调整。特别是在服务实施的前期更应该及时总结和调整。反复说明调整后的计划和实施内容,力图做到每个施工人员都要熟练掌握。
4、分阶段实施,前期重点是每个部门都开通两台电脑上网和一部电 话能通话。中期重点是每个部门的每个人员的电脑都能上网和电话 通话。末期重点是每个部门有遗漏和调整的设备的安装到位。
5、专人盯着特殊电话号码和专线的到位情况,逐个突破,整体推进。
四、效果
经过四天的奋战,大部分计算机打印机设备已经安装到位,并接通网络。电话接入进度不理想,下一阶段工作重点调通电话,原则是一个房间先通一部电话,方便各部门开展工作。然后电话逐一接通。