Excel系列课之3 不为人知的筛选、排序的高级用法

谈到 Excel 的排序和筛选,一般人听到肯定呲之以鼻:

这有什么好说的?

排序不就是从大到小或从小到大;筛选不就是点个漏斗,输入个关键词。完了。

我表示很服气,基础用法就是这样。排序、筛选是数据处理的先期准备工作之一。

在谈高级用法前,我们先强调一些准备事项。

一、筛选与排序的注意事项

    -    数据需预处理,删除空行、补零空格、去除合并单元格

    -    原则上需选中所有数据的标题字段进行筛选、排序,否则易错位;

    -    使用菜单栏 数据 - 排序 左侧的两个小按钮时,仅需选中单个表头或数据区任意单元格。经测试,部分情况下需选中所有数据区,比如课件中的粉红区域,原因不明。

    -    排序时,若为字母,默认为大写优先于小写;若为汉字,依据为拼音字母顺序。若想小写字母优先大写字母,或以笔画排序,可使用排序面板的选项,设置为对字母或汉字笔画排序。

二、筛选

1. 筛选的高阶用法1:通配符 * 与 ? 以及"" ~

    -    * 代表任意字符,如输入1*,则结果为1开头的任意数字;1*2,则为1开头、2结尾的任意数字;

    -    ? 占位符,代表任意一个字符,如输入1?,则结果为10~19间的任意数字。

    -    两个通配符可同时使用。

    -    精确筛选,加引号,如"7"

    -    筛选通配符,加波浪线,如~* 。这条规定和数字格式里的符号 \ 和 ! 不一致,很奇怪。那么如果要筛选~要怎么操作呢?很简单,两个符号一起浪就可以了。

2. 筛选的高阶用法2:多条件筛选

    -    在进行第一次筛选后,可进行第二次筛选,此时需勾选第一项 添加到筛选器。注意这样操作的结果是并集,不是交集。想了下,如果是交集,该如何筛选?试了下,通配符就能解决,工程师都想到了。

3. 筛选的高阶用法3:其他筛选

    -    单击筛选按钮,或对数据区右击,可按颜色筛选、按数字的大小以及常见逻辑判断筛选。

三、排序

排序与筛选有较多雷同之处,所以讲完筛选,再说排序就相对简单些。

    -    点击菜单栏 数据 - 排序,可多条件排序,包括数值大小、背景色、字色、图标等条件排序。

     -   便捷排序:在筛选状态下,右击数据区,选择排序,可按各事项排序。

    -    排序面板:在筛选状态下,单击排序面板,可出现一行排序条件。此条件可不断添加,成为多条件并行排序。

    -    自定义排序规则:按自己的规则来排序,如公司的部门。定义位置在:文件-选项-高级,拉到底部,编辑自定义列表。注意,选择或输入列表后,要点击导入。设置后,此序列可用于排序,也可用于拖动生成(先输入其中一个字段),类似拖动生成序列。

四、综合用法

1. Transpose 转置函数

此函数为数组,需先准确选择目标区域。由于粘贴方式中-转置的一点是,为函数引用,随原数据而更新。

若如果原始表格非常大,无法准确选择转置后的区域,有个便捷方法:先粘贴方式-转置,再撤销,此时已完美选中转置后的目标区域。

2. 数据透视表的筛选

默认只有排序,没有筛选。选中与最后一个标题字段相邻的空白单元格,点击筛选,即可出现筛选下拉箭头。

3. 工资条

效果是标题一行,员工甲工资一行,再标题一行,员工乙工资一行。

利用辅助列及其排序功能,将需要配对的内容间隔穿插在一起。课件的视频操作,看起来挺搞的,云里雾里,其实道理很简单。

类比个场景:场上有10位男嘉宾,10位女嘉宾,要他们一男一女快速配对,跳一场交谊舞。

那么给男嘉宾各抽10个数字,给女嘉宾也抽10个数字,数字相同的人即配为一对。懂啦?

4. 恢复型辅助列

在源数据末尾添加一个正序填充数字辅助列。

期间无论进行任意顺序变化,仍有一条草蛇灰线存在,把它一捋直,就复原了。

5. 筛选 - 高级 用法1,原地筛选

此高级为工具栏中 筛选 中的 高级 按钮工具。

用法为:选中目标数据区任意单元格,点击 筛选 - 高级,默认会将选中数据区,再选择筛选条件即可。要点有:

    -    筛选条件需带字段名称,且仅能上下排列。

    -    筛选条件可为多个,为并集关系。

    -    可在数据区内选择条件。

6. 筛选-高级 用法2,在其他地方列示筛选结果

    -    在筛选高级面板中,选择“在筛选结果复制到其他位置”

    -    列表区域、条件区域与用法1相同。

    -    复制到 选择为目标区域,仅需选择标题即可。

    -    目标区的标题行需提前粘贴好。

    -    目标区的标题行必须与源数据一致。

    -    该动作不能撤销,但若目标区不便,可完美覆盖。

7. 切片器

在超级表状态下(Ctrl + T),菜单 设计 - 插入切片器,可勾选任意字段,生成若干切片器,进行多维度数据筛选。


好,今天就讲到这里。

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