如何提高效率、把一天的工作时间变成48个小时?

当工作过于忙碌的时候,我们就会感觉时间不够用,这时候,很多人第一时间会想:我该如何节省时间、提高效率?

时间管理的方法很多,归纳起来,大致可以分为以下三种方法:

1.通过保持专注、优化工作流程,提高自己的工作速度;

2.减少不必要的事项,或者尽量将事情简化;

3.保持良好的作息时间,以便维护好的精力。

下面我们具体来聊聊这三种方法。


首先是提高自己的速度。

大多数忙碌的人有一个共同点,那就是做事情缺少计划。他们手里的事情很多、很杂乱,但往往是最忙的时候、干扰也越大——老板的邮件,你不能拖着不回复吧?公司的会议,你不可能缺席吧?客户的电话,你不可能不接吧?

于是,很多人就这样从早忙到黑。刚处理好手头的事情,一转身,发现还有很多工作没做,待办事项早已堆积如山……

为什么你如此勤恳地工作、却始终处在一个“不断救火”的状态?

因为你花了太多时间去“响应”、但却没有花太多时间去“计划”。


你可能会问:别人不是常说吗?计划赶不上变化;再加上,我每天都很忙、哪有时间去做计划呢?

其实,做工作计划并不是要我们严格按照它来执行,而是一个参照物。只要你每天做计划、并且事后总结经验,坚持一段时间,就会发现自己的工作规律——

我在什么情况下、工作的效率更高?是早上还是午后、或者晚上?是在公司还是在咖啡厅?

我最近两个月的完成度是多少?我每天给自己安排多少任务最合适?

我没能按时完成任务的主要原因是什么?我能不能解决这个问题?或者,谁能帮助我解决这个问题?……

如果你不做计划,你就难以回答上面的问题。


当你没能提高效率的原因是、每天的工作安排过于饱和,那么,你可以试着思考一下:哪些工作是可有可无的?比如一些打杂的事情,做了没什么成果、不做的话问题也不大,那就尽可能推掉它、去做真正重要的事情。

通过定期总结,你会发现很多可以优化的地方,从而提升自己的工作速度。


其次是将任务化简为繁。

经常用Photoshop的朋友应该记得,这个软件有一个功能是“批处理”。也就是说,当你要批量处理一堆照片的时候,只需要在PS里面设定好相应的参数,比如统一调整对比度、统一美化照片,然后其他的就可以交给PS自己去处理了。

在工作中,你也可以找到自己的“批处理”方式。

比如说,我自己每天的工作很多、业余时间要更新自媒体文章、在悟空问答回答问题,此外,我还每天更新自己的抖音(名字也叫“5分钟读书”)。

这么多事情,忙得过来吗?


因为,我做抖音内容的时候,就运用了化繁为简的“批处理”方法——我把抖音的内容运营分为三大板块,包括:内容撰写、图片模板制作、按时发布。

在我灵感充足的时候,我会提前准备很多内容,但不发布;等到时间宽松的时候,再来批量制作图片模板;最后,将做好的内容都放在同一个文件夹里,每天利用碎片时间、按时发布就行了。

即使赶上公司加班,没时间做内容,我也能随时调用库存来发布。

统一时间撰写内容、统一时间做图片包装,这样一来,我就省去了转换思路的时间。而发布的时候,利用碎片就好。

而不会像最开始那样,准备好今天的内容之后、手忙脚乱地制作图片、再手忙脚乱地发布出去。

仔细想想,在你的工作和生活中,有哪些地方是可以化繁为简的呢?


最后是保持良好的精力。

“时间管理”最重要的部分,其实并不是管理时间,而是管理精力。

相信你也有这样的感觉:精力充沛的时候,做什么都得心应手、而且非常顺利;当自己感觉到疲惫、困倦的时候,整个人都不在状态,即使有时间也不想工作。

如何做好精力管理呢?

方法有很多,我们就说最重要的一点吧!就是“自律”。

我在某打卡群里面见过很多大咖级别的人物,他们每天的工作量非常惊人,除了本职工作,还要坚持读书、带娃、参加各种培训会……

难道是,他们的时间比如我们多吗?或者,他们的精力比我们更充沛、甚至不需要休息?

其实不然。大咖也有疲惫的时候,也有状态不佳的时候,但他们仍然能够坚持高质量的输出,这背后的原因,很大程度上要归结为“自律”。


你可能会说:自律嘛,我知道,就是强迫自己过一种有规律的生活吧!(说白了就是“虐自己”)

这个解释不完全对,而且会吓跑很多人。

所谓“自律”,就是一种自然而然的习惯,比如早起,虽然一开始的时候比较痛苦,但当你坚持到一定程度之后,就会发现:“早起”似乎并不是特别困难,而且自己还慢慢习惯了这种状态。

就像晚上睡觉前要洗脸刷牙一样,并不需要刻意去坚持。但久而久之,你就能看出,自律的人和不自律的人,他们的工作效率、以及对生活的掌控感,是完全不同的。


以上就是我们聊到的三种、提高效率的方法。

最后一起来回顾一下:

1.通过保持专注、优化工作流程,提高自己的工作速度;

2.减少不必要的事项,或者尽量将事情简化;

3.保持良好的作息时间,以便维护好的精力。


我自己就是通过这样的有效安排,在完成本职工作的同时、还能兼职运营自媒体、抖音账号,一天内就能完成过去两天的工作量。

好的时间管理方法不止这三条,以后我们还会继续分享更多的技巧。但我觉得,刚开始的时候不要贪多,先掌握这三种方法、并且切切实实地把它运用到工作中(尤其是在那些流程化的工作),一定也能为你节省大量时间!

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