提升效率

通过上一关的学习，我们知道：可以通过提升专注力，来提升做事质量。但要做到高效执行，做事效率必不可少。

因为它看似简单，实际上非常强大，如果能灵活使

清单本身的格式非常简单、固定，你可以把想到的任何事情用清单快速写下来。

工作中，大大小小的事情扑面而来，还总会有一些意外事件，感觉一刻也停不下来。

为了提升效率，我们可以规划精密的日程，把时间表排得满满当当的，让大脑和身体高速运转。

但是作为普通人，我们面对堆积的事务，身体会感到疲惫，情绪也会起起伏伏。这是再正常不过的现象。

当身体感到很累，或者有坏情绪的时候，我们的工作效率也会下降。而低效率又会让事务堆积得更多，引发更多身体和情绪问题，陷入负面循环。

因此，为了提高效率，我们不光要管理时间，还要管理精力，有意识地释放自己大脑的压力。

怎么做呢？

很简单，当大脑中堆积的事情减少，或者当这些事情变得更有条理时，压力就自然会被释放掉了。

大脑喜欢有条理、有结构的思考。除了主动提升思考能力，我们也可以使用工具来帮助我们结构化思考。

在本关，我们就会介绍一个简单好用的工具清单，用它来释放大脑压力，管理好你的日程和精力。

第一幕

说起清单，你一定不会陌生，我们常写的【每日待办】、【每日计划】就是清单。

清单是一种简单的信息组织方式。它可以是一条条地罗列信息；它可以被无限拓展。

你看，清单中的内容可以按一定规律分类，大清单中还可以包含小清单。

在这一关卡，我会教你更【有意识】地去使用清单这个工具。

因为它看似简单，实际上非常强大，如果能灵活使用清单，你将会增添一个非常得力的思考助手，帮你提高工作效率。

清单为什么可以帮你提高效率呢?

还记得我们在开头说过的吗?大脑喜欢结构化的思考。

清单本身的格式非常简单、固定，你可以把想到的任何事情用清单快速写下来。

同时，清单中的内容可以按一定规律分类，清单中也可以包含清单。

在使用清单的过程中，你会潜移默化地去结构化思考，而大脑的压力也就被减轻了。

知道了这么多清单的好处，接下来，最重要的还是去使用它。

清单最常见的用法，就是用来管理日程。

如何使用清单管理日程呢?我推荐你使用这四个效率清单。

怎么使用这四个清单呢？来看看这张图就明白了。

你需要做的所有事情，都可以被归于这四类。

其中，今日待办需要每天创建一个新的清单，过期作废。其它三个清单是可以长期使用的。

今日待办和长期待办的区别在于:是不是要在当天内完成。

把它们区分开，目的是让我们暂时先把注意力放在当下要处理的事情，更高效地做完今天要做的事情。

对于今日待办，我们学过很多方法可以用来管理它们。

比如，根据事件的重要紧急程度，给它们打上SABC的标签。

当然，还可以利用前面学过的时间管理方法 ，把今日待办清单做的更加细致。

例如，预估待办可能花费的时间，记录每件事的开始时间和实际花费时间等。

长期待办则是一个备忘，用来提醒你:今天的事情做完之后，还有哪些事情需要去做。

除了[今日待办]和[长期待办]最常用的这两种待办清单，为什么还要多创建两个清单: [立 刻去做]和[临时记录]清单呢?

后两种清单都是专门用来给你的大脑「减负」的。

2分钟内能做完的事情都是很小的事情，但人们总是倾向于去拖延这些小事，这个清单是为了改善我们的拖延症。

而且，当很多小事情堆积在大脑中时，就会总是被无意识地牵挂着，让我们觉得还有很多事没做，从而感到焦虑。

把这些事情罗列出来，并且规划一个时间，集中精力花几分钟去完成，然后划掉这几项待办，就会让你感到轻松了很多。

这里需要注意的是:一定不要在自己的黄金时间做这些琐碎的小事!

还记得前面廖小强帮陈如萍打印文件的「时间黑洞」吧，本来以为可以几分钟完成的工作，结果消耗了差不多一个小时，实在可惜。

一定要把黄金时间留给最重要的事情，以及需要深度思考的事情。

接下来，我们来讲解最后一个:临时记录清单。

有时候，我们会有一些突然冒出来的想法，你想把它记下来，但会纠结到底记在哪里比较好。

又或者你确实随手记在了某个地方，但却怎么也想不起来到底记在哪里了。就这样错失很多想法和灵感。

当你为自己设置了这样一个专门的区域，记录随时想到的灵感，就可以集中管理它们。等有空的时候，再集中回顾和整理这个清单中的内容。

了解了这些清单的用法，就可以把，它们用在你的日程管理中了，我建议的步骤是这样的:

第一步:罗列待办。拿出一张纸，使用清单的格式，快速罗列所有你能想到的事，快速清空大脑。这一步可能需要一到三分钟。

当你写完所有待办之后，看到一条一条清晰的事项，你会顿时觉得自己的事情好像并没有自己原本感知到的那么多了。

第二步:整理待办。再花两分钟，把刚才写下的所有待办事项分别整理在今日待办、长期待办、立刻去做、临时记录这四个不同的清单中。

这一步是为了把不同类型的工作分类。

第三步:维护待办。列出清单只是日程管理的开始，我们还要继续在日程推进的过程中维护这些清单。

例如:对于今日待办清单中的事情，要记得去记录它们所花费的时间;事情做完之后，划掉相应的待办。

当有些待办发生了变化时，可能还需要调整待办，比如把长期待办的事情挪到今日待办中，或者，把今日无法完成的待办放到长期待办中。

学习了日程管理清单，更重要的是在工作和生活中使用。

实操训练即将开始啦~你准备好了吗?

第二幕

公司会议室 晚上10：00

快到春节了，公司的所有部门都在忙着筹备春节的各种促销活动。林菠萝忙了一天，终于可以下班了。她收拾好东西，打算离开公司。路过会议室的时候，她发现有一个房间的灯还亮着，原来是许愿在给刚做好的蛋糕拍照片。

        许愿是新人，这两天给她安排的工作量不是很大，应该是能按时下班的呀？

        我记得是…最近公司烤箱新上线，运营服务组要出配套的食谱，她是个心灵手巧的姑娘，特别擅长烘焙，所以我让她负责新食谱研发的工作了。怎么还在加班做蛋糕？

林菠萝打算进去问问她需不需要帮忙。许愿看到林菠萝进来了，有些不好意思。我打算下班呢，看到你还在这，怎么还在加班？

我也正打算走啦，不过遇到点困难，刚刚拍完最后一张照片。本来还想着早点下班了跟男朋友一起吃晚饭来着。

今天工作是哪里卡住了呢？

今天真是坎坷，从早上开始就不顺。

我看到你上午好像是在官网上线春节特卖的产品。

是啊，我想着这件事比较简单，虽然是第一次做，但应该不用花太多精力就能做好，赶紧先把这些琐碎的事情做完了，就可以专心试做新食谱了。

没想到一个上午的时间都花在上线产品这件事上了，弄得我心情很差。

结果到了下午的时候，可能我状态不太好吧，蛋糕烤了第三次才成功，就拖到了现在才把照片拍完。

奥，对啦，下午蛋糕烤到一半，才想起来五点要去参加新人培训，又花了一个小时。

原来是这样，我觉得，你最主要的的问题其实出在:

A.低估了“简单任务”的复杂程度

B.一直被频繁打断，不够专注

A

对，你选择先做"简单任务”，但低估了手头事项的复杂程度，导致.上线产品和试做新食谱都花了比预期长的时间。

想想看，这是不是导致你加班的主要原因呢?

嗯，好像是这样的。

最重要的事情应该安排最先去做，或者是在自己精力和状态最好的时间段去做。

那我应该怎么做呢？

我们赶紧收拾一下这里，等会儿我给你分享一下我的日程管理方法吧。

这是我的时间规划，我把它叫做时间管理矩.阵，前段时间给廖小强也分享过了。

你先看看，想一下:我在做时间规划的时候都注意了什么?和你的习惯有什么不同?

林菠萝

许愿

我知道了，你和我做时间规划最大的区别是:

A.你有注意记录完成时间，方便复盘

B.你把事件按照重要紧急程度分成了SABC级

C.你设置了重要待办区，工作重点明确

B

把事件按照重要紧急程度分成SABC级，哪件事价值更高一目了然。而且你注意记录完成时间，设置了重要待办区。

菠萝姐做事情果然比我有条理，我每天只是把待办事项列下来，从没有考虑过重要程度和花费的时间。

嗯,我刚工作时也和你一-样，对工作预期花费时间错误估计，也没有明确工作重点，导致工作完不成，一直加班。

虽然公司不会排斥员工加班，但把时间腾出来做更高价值的事，而不是一直被事情推着走，不是更好吗?

嗯，你说得对！谢谢你给我分享你的时间管理经验。

那我先走啦，你也早点回去哦！

嗯！我思考一下，一会儿就回去！

我虽然每天都在做日程管理，但还是会遇到各种各样计划的不够好的地方。

今天和林菠萝学到的时间管理的方法很实用，先做什么后做什么，什么事情在什么时间做，花费多长时间，都是有门道的。不过，我不是很习惯矩阵表格这种形式，我还是更喜欢用清单这种简洁的工具。明天试试看把表格的方法改造到清单工具上！

第二天，许愿一来到公司，就开始着手做日程规划。首先，她开始罗列自己能想到的所有待办事项。

有了日程管理的方法，我们以为自己可以精心计划每天每周每月的日程，让自己成为无所不能的超人。

但长时间超负荷工作之后，你会沮丧地发现自己原来做不了超人，长时间连轴转的工作会让你的身体疲惫，心情沮丧。

这时候的你即使制定了完美的日程规划，掌握很多提高效率的工具和理论，做起事情来也会感到力不从心。

再高效的时间管理，也无法保证我们有足够的精力做好每一件事。

因此，我们需要想办法，让自己的身体和情绪都保持在可持续的稳定状态。

首先来说身体吧。

其实身体问题就是妈妈经常讲的，我们也都听得有些烦的那些老生常谈:多运动，早睡早起，好好吃饭，每天多喝水。

你在生活中，有下面的哪个习惯?

A.很少运动，每天久坐

B.晚上睡不着，早晨起不来

C.因为太忙，吃饭不规律

D.不爱喝水，爱喝饮料

E.以上四项都没有

A

运动能让人的精力和效率都变好哦，你要动起来了!

我猜其他几项你也中枪，是不是?有没有觉得我很唠叨?妈妈说的没错，要听妈妈的话。

运动不光能让我们身体变得更健康，身材变得更健美，还对大脑有很多好处。

推荐大家一本书《大脑健身房》。

科学睡眠可以让我们的睡眠质量提高，效率也随之提高。

可以看一看《睡眠革命》这本书，让你更了解睡眠这件我们每天都要做的事。

健康饮食不用多说，身体是革命的本钱，而且，想减脂的同学就更需要关注饮食健康了。

喝水除了是健康的保障之外，它还可以可以让你避免工作中的久坐，因为你需要不断站起来去接水，喝水之后会需要去卫生间，这简直一举两得。

不要过度消耗你的身体，才能让你有更好的精力。

除了身体，我们还需要有意识地照顾自己的情绪。

生活是一场冒险，工作中总是会面临新的挑战，也不断会有阻碍和困难;

人际关系也经常会让人烦恼，且越在乎就越容易有烦恼，和家人、朋友、恋人、同事的关系，都会有一些磕磕绊绊，让人揪心。

因此，除了身体的压力之外，也不要忽视你的情绪压力。管理精力要从身体和情绪双管齐下。

知道了要管理精力，那么，清单可以如何管理精力呢?

我们可以用一个你熟悉的方法一一记录。

通过记录，你才能注意到自己生活中需要改善的地方。

记录一段时间之后，也可以总结出自己的生活规律，有针对性地进行改变。

在实际使用的时候，你并不需要每个方面都记录，只需要重点关注自己做得不够好，需要改善的那个方面。

下面是我为你准备的身体记录模板的示例，可以作为参考。

你可以根据自己的实际情况，挑选合适的清单，或者创造自己的清单来做身体管理。

说完了身体，再来说情绪吧。

以下几种描述，哪种最符合你目前的状态?

A.我从来不会有什么生气或者难过的事

B.我偶尔会有一-些情绪波动，但可以很快化解

C.我经常会有情绪波动很大的时候，也有自己的办法化解情绪

D.我经常会有情绪波动很大的时候，经常会陷在情绪中

B

你的情绪管理能力不错哦。

之前的课程中，我说到自己在情绪低落的时候会采用「情绪日记」的方法让自己冷静下来。

情绪日记可以用来管理情绪，不过它和身体记录清单稍有不同。

它不光可以用来记录你的情绪，更有价值的作用是:它还可以作为一个整理情绪和宣泄情绪的方式。

当你的情绪波动无法平复、当你思绪纷乱找不到出口、当你有满腔的心事想要找人诉说的时候，都可以写情绪日记。

它是只写给自己看的文字，只需要把任何心里想到的话写下来就好，不需要在意遣词造句，更不需在意写了多少字。

当你把负面的情绪写下来之后，心理的压力就会减小很多。

情绪日记的好处是把内心看不到摸不着的情绪宣泄出来，当它成为显性的时候，你就更容易正视自己的情绪了。

在这个基础上，如果再进一步，加上一些理性的思考，就可以把情绪日记升级为情绪管理清单。

当我们越是陷入情绪中时，就越难理性思考。情绪管理清单可以帮你用更理性的思维分析自己的情绪，让自己更快走出负面情绪。

习惯用电子工作做笔记的人会觉得纸笔不好携带，记录的时候修改起来也不够方便。

不论你喜欢哪种工具，它都是手段，而核心其实还是工具背后的思维和方法。

不论使用什么工具，用自己喜欢和顺手的工具会让事情更加高效，做起来也会更加开心。

我自己最初也是喜欢用纸笔做记录，后来遇到了一个简单好用的清单工具--"幕布"之后，就改用电子版的记录了。

前面介绍了用纸笔做清单的方法，接下来，我把幕布介绍给你，希望你也能喜欢这个工具。

它就像是一张空白的画布，你可以任意创建节点，想到什么就写下什么。

它的优势是，你可以随意拖动、缩进、整合，随心所欲整理你的清单。

它既方便横向扩展，添加清单中的条目;又可以纵向扩展，创建新的清单。

写下的清单最终会呈现出层级清晰的树状结构，可以和思维导图随意切换。