重要+紧急二维四象限法研究“综述”

题目虽然叫综述,好像是一篇综述类论文,但你也可以认为这是一篇“胡说”:胡诚说的


图片发自简书App

最近在得到订阅了多哥专栏,几乎都涉及时间管理,尤其是那个重要、紧急二维四象限。今天就跟大家说道说道这么个经典分析方法,在各位订阅专栏主理人的打理下,是怎样的面貌呈现给大家的。

这也算是我在阅读中的一次主题阅读的尝试

首先我通过搜索,找到了如下专栏提到了重要性紧急程度二维四象限。


刘润•五分钟商学院


万维刚•精英日课


吴军•谷歌方法论


何帆•北大读书俱乐部


另外,我还查阅了我曾经读过的另外两本书,作为主题阅读的对照文本


纪元的《哪有没时间这回事儿》


Staffan Nöteberg 的《番茄工作法图解》


好了,文本收集的工作差不多了,按照许岑老师的说法,收集要充足,但不能过量,也不能沉浸在里面跑不出来。


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那我就果断从文本中跳出来,现在我逐一抄录或者转述出来,让大家看看这些读书达人都是怎么说的,对这个耳熟能详的学说都有哪些个性化的阐述

刘润的五分钟商学院

先从刘润的讲课说起说起,以下为摘录,(熟悉概念的同学请直接跳过下面的引文)


回到“时间管理矩阵”。为了养成“要事第一”的习惯,我们针对四个象限,应该用不同的策略。

第一象限,重要,并且紧急。

(举例从略)虽然这个象限的事情,是你的焦虑之源,但是对待它们你并没有什么讨巧的办法,只有立刻、马上动手完成,杀掉一个是一个。

第二象限,重要,但不紧急。

(举例从略,但有一句话值得记住:车到山前没有套路)因为不紧急,它们常常往后排,再往后排,直到变成重要,并且紧急的事。要事第一,其实就是指:把时间尽量优先花在第二象限。

第三象限,紧急,但不重要。

可参加,可不参加的事情。可回可不回的邮件。为什么没有时间做第二象限的事?因为第三象限的事做太多了。

第四象限,不重要,也不紧急。

各种无关紧要的事情,在公司叽里呱啦地八卦、在家里稀里哗啦地追剧,都应该戒掉。除非你认为这些对你是“真正的休息”,但别休息上瘾了。

小结:认识要事第一

要事第一,就是主动干掉一切“不重要、也不紧急”的事,拒绝大部分“紧急,但不重要”的事,直到小于15%,这样你就可以把65%~80%的时间花在“重要,但不紧急”的事上,并因此,把焦虑之源,“重要,并且紧急”的事情,减少到20%~25%,达到“忙,但不焦虑”的“要事第一”的境界。

上面基本上原文引用了刘润老师的原文,主要是为了保持讨论主题的完整性,因为这位基本上忠实地转述了史蒂芬柯维的《高效能七个习惯》的原文原意。大家可以留意一下刘润关于紧急但不重要的论述。后面我会拿他的举例和何帆对比。

后面的文字,就基本上以我的转述为主,我就不引用原文了

万维刚的精英日课

实际上万老师是在讲评一本美国出版的新书《指导生活的算法》(Algorithms to Live By: The Computer Science of Human Decisions )的过程中,提到了科学家对四象限的两个维度的算法论证,万维刚老师用“我们来欣赏一下这个思路”的口吻谈论这些算法,所以你不必太当真,在我看来也真够别开生面的了。

这本书针对紧急不紧急、重要不重要这两个维度提出了算法策略,注意这两个算法策略都是由数学计算论证过的最优方案。

1、对待有时间节点的紧急事件

任务不多的时候,按照截止日期的先后处理

任务很多,明显完不成的时候,首先扔掉占用时间大的事情(开脑洞)

后者,叫做摩尔算法(Moore's algorithm):如果你想要的是尽可能按时完成更多的任务,那你就应该先放弃那个占用时间最长的任务。(看不懂请直接跳过)

2、对待任务重要性维度

首先,如果这个任务牵涉到别人的等待时间,我们就应该用“小事优先” —— 也就是完成时间短的任务优先的原则。

其次,对于重要性不同的任务,引入概念:任务的密度=重要程度/完成时间

然后你就按照任务的密度从高到底的顺序去做事。这就能让你总的心理负担最小。(看不懂也请直接跳过)

后者,叫做,加权最短处理时间算法

3、对于重要、紧急两个维度的任务,用什么算法呢?

答案是,没算法,你没有看错,答案就是,没有办法。

时间管理,其实是一个非常困难的数据线额问题,比我们想象的困难的多,这有点类似于四色涂地图问题,看似简单的幼儿园问题,实际却是难倒几代数学家的高级问题。

在计算机大数据计算如此发达的今天, 从数学逻辑推导出一个完全符合逻辑的最优方案,竟然不可能。

看到此处,我放心了,既然没有算法,那就还得靠心法。科学解决不了的问题,咱们就当艺术问题来解决吧。所以,你的时间管理方法,没有对错,那是属于你个人独有的艺术而已。不知道你看到这里,是否也觉得可以减轻一些心理负担?

看完上述不靠谱的数学家和计算机科学家对时间管理的算法论证,让我们来看看靠谱的大师吧

图片来自何帆读书俱乐部



何帆的北大读书俱乐部

在我看来,何帆老师对四个象限的论述,有非常独到的简介,摘录其精华如下:

1、判断重要不重要,一个重要的原则是,做完之后的感受

做完之后,就感到后悔,那就不重要

做完之后,感到有成就感,那就很重要

2、对待象限三,紧急不重要的任务,最佳的策略是标准化和流程化,然后委托出去。

是个老师就会教我们把象限三的任务委托出去,但流程化和标准化作为前置条件,值得学习!

3、象限一最大的敌人是象限三, 你接了太多急迫但不重要的工作,就没有时间去完成急迫而且重要的工作了。

4、象限二最大的敌人是象限一, 一地鸡毛,哪里还有梦和远方。

综上,何帆老师的论述尤其读到的见解,也有很强的实用性。值得大家当作操作心法记取。

说到这里,大家还记得我埋的那个线索吗?请比较一下刘润和何帆对紧急不重要问题的举例的区别:


刘润:可接可不接的电话,可回可不回的邮件


何帆,你必须得做但没有成就感的事情。


(大家可以品味一下一个是职场精英,一个是大学老师,他们引用的例子和生活的态度真是跃然纸上)


吴军的谷歌方法论

吴军老师用围棋举例,急所和大场

“急所”和“大场”都是围棋术语。“急所”说的是在敌我双方接触中,对攻守双方都重要的那些点。而 “大场”指的是在围棋布局阶段棋盘上的各个战略要点。这两个中,一个是动态的,一个是相对静态的。

爱下围棋的吴军会先做“急所”,再做“大场”。他会先把有截止日期的事做完,再做重要的事。

这样一个处理风格更显示出吴老师企业家的本色,眼前的一地鸡毛,对于企业家来说,也许就是企业生死攸关的紧急事件。

纪元的《哪有没时间这回事》

这本书,是我看到的第一本基于GTD的时间管理书籍,当时我花了一个周末一口气读完了这本书。还在书中涂涂写写了不少。


书中,纪元认为,二维四象限法本身的计算量其实非常大,基本上超出了人脑自然感受的范畴之外,非要把每件事情的轻重缓急都量化再算清楚,基本上也把大脑的决策能量给耗完了。

《番茄工作法图解》

这本书,则给出了优先级排序的简单算法,那就是每两件事进行一次比较,两两比较,最后得出最重要的马上开始做的事情,于是拧动番茄钟,开始执行番茄工作法。

综述完毕,结论就是,太复杂了,还是每天做好三件事吧。

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