时间管理九段|【实战演练】一日五色工作表

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时间管理九段
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大家好,理论可以更新我们的认知,但工具才能带给我们改造生活的能力,现在我们来讲“一日五色工作表”。注意纸张比电子工具方便简单,目的是学会原理养成习惯,你慢慢在过渡到电子工具。

你们可以在音频的文稿中找到它的图片样式,如果是提供链接的平台,大家可以去复制或者点击下载,然后把它打印出来使用。你最好再准备一个四色笔。

一日五色工作表

那么以我的一天为例。

假设这一天我有很多事情可以做,那么我会首先挑出一件最重要的,需要用一整块专注时间的事情,例如:修改第三课音频节目稿件、录音、上传,然后把它填写在表格的A区,接着就用我们在上一课中讲到的255工作法去专注地执行。完成一项,在黄色区的方框内,画一个勾。

那么在这个过程中,如果不提前设置,可能会遇到一些干扰,比如:公司财务突然打来的某款项的申请电话,自己脑子里突然想起的某银行经理推荐的信用卡申请,想喝水等等。

那么这时,不是特别重要且紧急的事情,我们可以把它记录在C区,不做任何多余的处理,然后再次将注意力集中当下事务,也就是节目的稿件修改工作中来,那么像上面提到的财务打来的电话我就可以不接,或者快速说一下回头回复,然后记一个“回财务电话”、“办信用卡”,这些就是可以直接记录在C区的事情。至于喝水,也要记录,但是不喝,最好养成休息时喝水、上洗手间的习惯。

C区就是给我们做收集记录的区域,那些干扰我们的,又不用立刻处理的事情就统统记录到这里。当然,电话微信你可以用勿扰的方式避免它,等回头再来处理也不迟。

叶老师示范

那么还有一种情况,就是时间管理能力还不是特别强的朋友,一定会遇到突然发生,且必须立即停下自己手里的工作、马上去处理的紧急事件。这时,你就需要把这件事写进表格的B区,在前面写上被打断的时刻。例如上面提到财务电话,如果十分紧急,就记录在B区,可以写上b01做个记录,以此类推,建议A事件结束后25分钟后尽快去处理。确实紧急就马上处理。执行时可以对应在留白时间段写上b01,时长多少,如20分钟。

最后,一天结束了,我们需要对自己的这一天进行评估,将A区内容和B区、C区内容进行分析,看看自己的时间安排是否合理,用五种颜色把这一天的时间实际使用的类型标注出来,这样你就可以非常直观地看到,自己这一天的时间分配都用在了哪里。

如果表格上黑色的部分占比很大,就说明你今天休息得太多;

如果黄色的部分是一整块没有被打碎,就说明你今天很好地维护了自己高能要事的时间;

如果绿色的部分也应用了,就说明你不光完成了固定日程事件,还提前完成了弹性事务,将来的紧急事务会减少;

如果留白部分被红色紧急事务使用了,就说明你遭遇了紧急情况,你要减少它。不过,这非常正常,你首先要保障黄色绿色被更好执行,就很棒了。

如果表格上还出现了蓝色色块部分,那么我要赞扬你,你不光很好地执行了自己一天的计划,你还给自己留出了做反思的时间。

那么“一日五色工作表”的使用你学会了吗?请多打印几张这个表格,这是长期要使用的,每天使用练习,这样你就能快速掌握过好自己每一天的能力。

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