很多面试官都跟我说过,他们最讨厌那些在简历上填写“精通Excel”的人,因为大部分都只是会点皮毛而已。如果连VlookUp数据筛选都不会的,直接PASS掉,根本不考虑。
我觉得他们说得一点都不过分,很在理啊!VlookUp函数强大的数据筛选功能,可以帮你提高工作效率啊。
接下来,我还是接着上期的“员工档案管理表”的例子,为大家讲解下,如何从成千万的数据中,筛选出你想要的员工信息。
一、Ctrl+F 查找
一般人的做法是直接用快捷键查找,这种查单个信息还行,数据一多就不好整理了。
关键步骤:
快捷键Ctrl+F—查找—查找内容—赵八
二、高级筛选
高级筛选这种方法很多人也会用到,对于不懂VlookUp函数的人来说,简直是福音,而且效果还不赖。缺点是源数据更新后,高级筛选就得重新做一遍,非常麻烦!
关键步骤:
数据—筛选—高级—列表区域(要筛选的数据源)—条件区域(工号)—将筛选结果复制到表头行
三、VlookUp筛选
VlookUp函数就很好的解决了源数据更新问题,其实弄懂了公式,还是蛮简单的。
关键步骤:
其实,整个语法规则就是
VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)
应用到本文中,公式为
=VLOOKUP(A2,Sheet10!A1:K7,11,0)
A2代表筛选条件,上图中是以工号“001”为筛选条件,想要筛选出对应的“联系电话”。“Sheet10!A1:K7”代表的是筛选数据来源;“11”代表的是,要筛选的结果“联系电话”,在源数据中第11列;“0”代表的是,精确查找。
温馨提示:这里之所以不用姓名作为筛选条件有两个原因
1、VlookUp函数要求必须以第一列为筛选条件,否则无效;如果你想用“姓名”作为筛选条件,只能把“姓名”调成第一列。
2、这份员工档案表的人数少,人数多的话有重名现象,所以用工号来筛选才是最精准的。
教大家记这个公式:
VlookUp(要查找谁,在哪里找,找到第几列,FALSE或者0)
VlookUp筛选加强版
VlooUp筛选加强版就是“VlookUp”函数+"Column"的组合运用,建立一个筛选模板,十分方便。
设置数据有效性
关键步骤:
数据—数据有效性—有效性条件—允许(序列)—来源(框选源数据)
四、VlookUp函数加强版
VlooUp筛选加强版就是“VlookUp”函数+"Column"的组合运用,建立一个筛选模板,十分方便。
关键步骤:
1、在姓名单元格输入公式:
=VlookUp(A2,Sheet10!A1:K7,2,0)
这个公式的意思就不再重述,不清楚的翻回上文。然后,我们也想根据工号来查找“身份证号”、“出生日期”等单元格,怎么办?直接复制公式肯定是不行的,因为这个过程中有行列标数字的变化,如何解决呢?
我们可以将引用的区域从默认的“相对引用”改为“绝对引用”,具体操作是选中后按下"F4";然后将“2”用COLUMN函数来表达,即“CLOUMN()”。
“CLOUMN()"代表的是查看所选的某一单元格在第几列
所以,整个公式就是
=VLOOKUP($A$2,Sheet10!$A$1:$K$7,COLUMN(),0)
最后,将公式向右复制。
五、最终效果
1、如果我们知道员工工号,直接搜索就能显示这个员工的全部信息,不用再从茫茫的数据中一个个的去找了;
2、同时,如果我们源数据更新后,在筛选表里也会实时更新,真的是很省心,很好用啊!
今天的知识点就讲到这里啦,相对来说有点难度,希望大家能够好好消化下。下期将为大家带来 Excel的数据校对小技巧,请多多关注哦~