钉钉多架构协同方案

背景:

有些情况下,集团公司,或者多分公司的企业,所有人用同一个钉钉架构是有一定问题的。例如,各个分公司的业务逻辑不同,独立结算,考勤方式或者规则不同,信息有一定的保密需求等等。

在这种情况下,就有必要按照‘总公司—分公司”的逻辑来设定架构,方式是,总公司含有公司所有人员,各个分公司有自己的专属人员,这个时候,一个人至少有两个钉钉架构了,一个是总公司,一个是自己所属分公司

本文要讨论的重点是,如何让两个独立的组织架构在最大的程度上保持互通?(钉钉上两个公司,就是两个架构,同一个公司下的两个部门,属于同架构,同架构信息高度共享,不同架构几乎不互通)

成员同步:

在“总-分”架构中,必然涉及一个问题,就是当子公司新进(或离职,甚至包括职位变动)一个工作人员的时候,只要在一个架构中操作一次,另外一个架构中相对应的人员信息自动变动,而不是人工调整

思路是,在“分公司”架构下,注册一个钉钉的回调地址(回调地址会监控组织架构,群,签到,审批等事件的发生),当分公司人员发生变动的时候,自动去修改总公司架构下的对应人员。(当然,反过来也可以,入离调转在总部层面进行,总部发生变动后,对应分部自动更新)

考勤/签到:

考勤其实同步的需求不大,因为在总分结构中,分公司的考勤和绩效,几乎是独立核算,即使是有汇总的需求,也是月度进行的,目前钉钉的考勤汇总表已经相当完善,月底各个分公司汇总一下各自的报表也不是难事(而且还可以组建专门的群组去群内沟通)

审批

审批是业务流的核心事件。在总分系统中,总是会或多或少的有些业务流程,是从分部发起,最后总部人员牵涉到审核。这种一般建议将审批建在总部的架构下,不要建在分部的架构下。前文已经提到,在总分系统中,一个员工基本上同时在总部架构和分部架构中,相关的审批和消息通知,都是在同一个钉钉账号里面,不需要切换账号进行处理,因此,还是相当方便的

假设,某种特殊场景下,必须要一个架构下发起审批,在另外一个架构下自动生成审批,那么按照钉钉目前的审批开发能力,也不能说完全不能做,只能说目前开放出来的东西还比较少,不建议去这样实现,相关详细说明,参考:钉钉审批API探讨

日志

日志只有读取的接口。没有写入的接口,因此如果要把各个分公司的日志数据进行汇总,分析,方法有两个:

1,涉及到的日志在总部的架构下填写,不要在各自独立的架构下填写

2,通过接口将日志的数据拉取出来,汇总到表格或者数据库进行进一步的处理

钉钉日志也不能说尽善尽美,至少存在以下问题:控件类型不完整(例如没有明细控件),字段不支持记忆或者是计算等等,从这个意义上说,日志比较适合描述性的内容,或者是偏简单的数据汇总需求

消息的互通

在‘总分’体系中,既然员工已经同时都在总部架构下了,那么消息互通不是大的问题。但是也不能说绝对,组织机构越大,就越不能在一个群或者是几个群里面解决问题,如何让不同架构下的消息(不是聊天消息,一般是业务消息)实现高效互通?钉钉自定义机器人是一个不错的选择,当业务时间发生的时候,可以在对应的群里面建一个自定义机器人,通过自定义机器人,把消息推送给具体的人

这里需要说明的是,同样的一个人,在不同的系统架构下的userid可能不一样(默认的userid是系统随机创建的),因此比较强烈建议总部和分公司把工号当成userid,这样,可以大大减少消息通知设计的复杂度

简道云

这不是一个钉钉的原生应用,是一个三方应用。这个是我们自己和客户都必须要明确知道的

那这个东西有什么用呢?

1,数据的汇总。如果有多个架构,不同架构下的信息要合在一起,那么简道云是最好的选择,例如各个公司的报销费用审批,通过开放接口汇总到简道云,那总部就可以实时知道各个分公司费用报销的情况,而且这些报销是在各个分公司独立的钉钉架构下进行的

2,数据的分析。钉钉的智能报表存在比较多的问题,而且现在看来,短期内也不能够快速解决了,当前,将公司各个层面汇总的数据放在简道云里面进行分析展示,是很好的解决方案

3,业务的处理。不论是钉钉的审批,还是日志,在处理具体的业务流程的时候(如进销存,如财务等)总是捉襟见肘,因此,利用简道云现有的控件和逻辑去“组装”出来一套简单高效的业务系统,可以快速解决当前问题

4,系统的整合。对于有“总分”架构的企业,必然不是只有钉钉一个系统,可能有多个系统,在这样的情况下,钉钉和企业现有系统的桥梁就是简道云,通过简道云,可以快速实现钉钉和企业现有系统的高效对接。(为什么不是钉钉和系统直接整合,而是钉钉-简道云-自有系统这样的逻辑?因为,企业自有系统的数据无法沉淀到钉钉里面去,无法沉淀就无法分析展示和处理,通过简道云的开放接口,把数据沉淀到简道云里面去,钉钉可以随时调用,查看,处理,是目前来看相对比较完美的方案)

利用开放接口把钉钉数据写入简道云


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